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Buchführung für Kleinunternehmer

7. April 2012

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Wer sich für die Regelung des Kleinunternehmers entschieden hat und die Bedingungen erfüllt ist dennoch verpflichtet auch die eigenen Bücher zu führen. Einnahmen und Ausgaben werden hier aber vereinfacht aufgeführt.

Allerdings gibt es auch hier eine Einschränkung. Die vereinfachte Buchführung greift nur dann, wenn man nicht als Vollkaufmann gilt oder im Handelsregister eingetragen ist. Ebenfalls dürfen die Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung nicht überschritten werden.

Sollte es einmal zu einer Prüfung kommen ist auch bei Kleinunternehmern ein lückenloser Nachweis der Einnahmen und Ausgaben erforderlich. Gewisse Mindestanforderungen sollten also von Beginn an eingehalten werden.

Mindestanforderung Journal

Eine chronologische Auflistung der Einnahmen und Ausgaben erfüllt die Mindestanforderung vom Finanzamt. Aber auch hier gelten gewisse Regeln für den Kleinunternehmer. Der Unternehmer muss Tag-genau alle Einnahmen und Ausgaben erfassen, was auch die Barbestände einbezieht. Die erfassten Bewegungen der Barbestände und des Kontos werden chronologisch abgeheftet, wie auch die Belege, die zu diesen Bewegungen gehören.

Zum Abschluss einer jeden Rechnungsperiode, meistens am Monatsende, müssen die nicht in Form von Geldflüssen aufgetretenen Geschäftsvorfälle in die Einnahme-Überschuss-Rechnung (z. B. Abschreibungen, Betriebsnutzung eines Privat-Pkw bei den Ausgaben; Sach- und Nutzungsentnahmen, Privatnutzung eines Betriebs-Pkw bei den Einnahmen) aufgenommen werden.

Kassenbuch und Warenbestand

Der Gesetzgeber schreibt die Führung eines Kassenbuchs nicht vor. Es empfiehlt sich aber dennoch nicht darauf zu verzichten. Bargeldbewegungen sind ebenfalls steuerlich relevant und müssen auch und gerade dem Finanzamt gegenüber erklärbar sein. Zudem ist auch ein Warenbestand mit Zu- und Abgängen zu führen, wenn der Unternehmer Waren gewerblich veräußert.

Bestandsliste

Wirtschaftsgüter, die zum sogenannten nicht abnutzbaren Anlagevermögen gehören, müssen ebenfalls in einer Bestandsliste geführt werden. Dazu zählen Angaben zu Anschaffungskosten, Datum sowie die Belege.

Zur besseren Übersicht für den Unternehmer, den betreuenden Steuerberater und für das Finanzamt sollten die Listen mit den aufgezeichneten Geschäftsfällen zum Schluss jeder Periode als erstes Blatt vor die jeweiligen Belege in der Belegablage geheftet werden. So sind Aufzeichnung und Beleg immer übersichtlich beisammen.

Kassenbuch per EDV führen

Die vereinfachte Buchhaltung ist besonders leicht in die EDV einzupflegen. Mit Excel zum Beispiel lässt sich das besonders einfach bewerkstelligen. Allerdings kann das Finanzamt das schnell anzweifeln.

Vermehrt werden heutzutage Barkassen anstatt mittels eines Kassenbuchs anhand eines Computerprogramms geführt. Hierzu zählen selbst angefertigte „virtuelle” Kassenbücher, die z. B. in Kalkulationsprogrammen wie Excel geschrieben wurden, oder vorgefertigte Anwendungen. Für diese Programme gelten die bereits dargelegten Grundsätze gleichermaßen.
Folgendes Problem stellt sich hier aber insbesondere: Sind Eintragungen im Kassenbuch nachträglich änderbar – was oftmals der Fall ist -, ist die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung anzuzweifeln und meist zu verwerfen. Darüber hinaus muss speziell bei EDV-Programmen das Problem der Nachvollziehbarkeit besonders hervorgehoben und überprüft werden. Der Anwender ist gut beraten, wenn für sein Anwendungsprogramm ein Testat zur Ordnungsmäßigkeit vorliegt.

Man sollte sich also mit dem Steuerberater, der in der Regel mit den Gepflogenheiten und Eigenarten des örtlichen Finanzamtes auskennt beraten. Gegebenenfalls reicht es den Steuerbeamten aus, wenn die Excel Tabelle in gedruckter Form vorliegt. Man bedenke: Das Steuerrecht ist selten logisch und nachvollziehbar. Vielmehr ist es ein Konstrukt, dass man akzeptieren muss, wie es ist.

Buchführung für Kleinunternehmer – Fazit

Die vereinfachte Buchführung ist wirklich leicht zu verstehen und anzuwenden. Wer Probleme damit hat, kann sich vom Steuerberater eine kurze Einführung geben lassen. Wenn man sich damit erst einmal arrangiert hat und täglich alles erledigt gibt es auch nie Probleme mit dem Finanzamt.

Wer sich für eine andere Rechtsform seines Unternehmens entschieden hat oder sich noch unschlüssig ist findet eine Übersicht der Rechtsformen für Unternehmen hier im Blog.

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